Gestão de Terceiros:
Comunicação objetiva e contínua: um dos pilares para uma gestão de terceiros eficiente
Na gestão de terceiros, a tecnologia é uma grande aliada — mas não pode ser o único pilar. Por mais que plataformas automatizadas facilitem processos e tragam agilidade, a comunicação humana continua sendo essencial para garantir resultados reais.
Isso porque a gestão de terceiros lida, essencialmente, com pessoas — e nem todas elas têm a mesma formação técnica, o mesmo acesso a ferramentas digitais ou o mesmo nível de familiaridade com sistemas. Ignorar isso é abrir espaço para falhas, retrabalho e desgaste na operação.
A importância da comunicação com prestadores de serviço
Imagine que um prestador envie um documento e ele seja reprovado. Se o motivo da reprovação for comunicado de forma técnica demais, ou genérica, é bem provável que ele:
- Não entenda o erro
- Envie novamente da forma errada
- Ou até desista de cumprir a exigência
Um processo que deveria ser simples se transforma em um ciclo de retrabalho, impactando prazos, auditorias e até o relacionamento com o fornecedor. Por isso, uma comunicação clara, sem jargões desnecessários, é o primeiro passo para garantir eficiência na gestão documental.
Follow-up claro: um detalhe que muda tudo
Nem sempre quem faz o upload de documentos é especialista em segurança, contabilidade ou legislação trabalhista. Em muitos casos, são administrativos, assistentes ou até encarregados. Isso torna ainda mais importante a objetividade na hora de corrigir documentos ou orientar ajustes.
Um bom processo de follow-up não é apenas rápido — ele é esclarecedor. Indica o erro, orienta a solução e, se possível, oferece um exemplo. Essa clareza reduz o retrabalho e agiliza toda a operação.
Atenção aos diferentes perfis: tecnologia nem sempre basta
Hoje, é comum que empresas tentem automatizar todo o atendimento com chatbots. Mas isso só funciona até certo ponto. Quando se trata de documentos sensíveis, de normas legais e de múltiplos contratos com requisitos diferentes, o contato humano ainda é insubstituível.
Alguns prestadores têm pouca familiaridade com tecnologia, outros preferem conversar por telefone ou precisarão de uma explicação mais didática. Um atendimento eficiente precisa estar preparado para isso.
Atendimento não é um custo, é um fator de sucesso
Ter uma equipe preparada para dar suporte, tirar dúvidas e acompanhar a jornada dos terceiros faz parte da gestão de riscos.
É assim que se evitam pendências que atrapalham o andamento do contrato e se constrói uma relação mais sólida com os fornecedores.
Na prática, o atendimento é um elemento estratégico que pode acelerar ou travar a operação — e por isso deve ser planejado com tanto cuidado quanto qualquer outro aspecto do processo.
Como a TESSEG Pode Ajudar Sua Empresa
Entendendo todos esses desafios, a Tesseg desenvolveu uma abordagem que une tecnologia intuitiva com atendimento especializado e humano. Nosso sistema é simples de usar, com fluxos claros e comunicação objetiva. Mas o nosso diferencial está no suporte:
- Fazemos acompanhamento ativo com os prestadores,
- Realizamos reuniões sempre que necessário,
- E oferecemos orientações práticas, para que a informação seja entendida — e não apenas enviada.
- Disponibilizamos uma biblioteca de modelos de documentos, para uso
Se você busca uma gestão de terceiros mais eficiente, com menos ruído e mais resultado, fale com a Tesseg.
