Matriz de documentos:
A matriz de documentos e a correta parametrização do sistema
A eficiência na gestão de contratadas depende diretamente da capacidade de organizar, padronizar e controlar as obrigações documentais que sustentam a conformidade trabalhista, previdenciária, ESG, de Ativos e de Segurança do Trabalho. Nesse cenário, dois elementos são críticos e determinam o desempenho de toda operação: a matriz de documentos e a correta parametrização do sistema que executará os controles.
Sem esses dois pilares, a gestão se torna reativa, sujeita a falhas, retrabalhos, mobilizações atrasadas e auditorias inconsistentes. Com eles, a operação ganha previsibilidade, transparência e controle.
A importância da Matriz de Documentos como ponto de partida
A matriz é o coração do processo de gestão de terceiros. É ela que define o que deve ser solicitado, de quem, com qual frequência, em que formato e qual critério de aprovação deve ser aplicado.
Uma matriz bem construída reduz retrabalho, padroniza auditorias e garante consistência operacional.
Uma matriz bem construída deve considerar:
Legislação trabalhista e previdenciária (CLT, FGTS, eSocial, INSS, CND etc.)
Normas e exigências de SST (NRs aplicáveis ao tipo de atividade e ao risco envolvido)
Requisitos ambientais e licenças pertinentes
Critérios ESG do contratante e políticas de sustentabilidade
Exigências contratuais específicas por projeto/obra/escopo
A matriz é o documento que permite ao contratante não tratar todos da mesma forma, mas sim estabelecer critérios adequados ao risco e ao tipo de operação.
Parametrização do Sistema: o que não pode faltar para garantir o sucesso da gestão
Depois de definida a matriz, o próximo passo é configurá-la de forma inteligente dentro do sistema — é aqui que a gestão deixa de ser manual e passa a ser escalável.
Parametrizações essenciais:
Tipo de fornecedor x lista de documentos exigidos: a empresa só entrega o que realmente faz sentido para seu perfil
Documentos por atividades X treinamentos: Exemplo: Trabalhos com eletricidade exige NR-10, espaço confinado exige NR-33, trabalho em altura exige NR-35.
Periodicidade de renovação automática: O sistema deve notificar antes do vencimento e bloquear acessos quando expirar.
Critérios para aprovação: Ex.: CND válida ≥ 30 dias, ASO com indicação Apto, PGR revisado no máximo há 12 meses.
Integração com fluxos de mobilização e acesso: Documentos aprovados geram liberação → reprovados geram bloqueio.
Os efeitos diretos na qualidade da gestão de contratadas
Quando matriz e parametrização estão alinhadas, a operação passa a apresentar:
- Assertividade elevada: Análises mais rápidas, menos erro humano, redução de retrabalho.
- Fluxo de mobilização mais fluido: Documentos corretos solicitados no momento certo, com dependências bem definidas.
- Redução de riscos: Conformidade documental e técnica alinhada às normas e ao perfil da atividade.
- Transparência auditável: Relatórios robustos permitem rastreabilidade completa das decisões.
- Escalabilidade: A operação cresce sem perda de qualidade, porque os controles deixam de ser manuais.
Por que esse processo precisa ser conduzido por especialistas
Construir uma matriz é fácil.
Construir a matriz certa, parametrizada de forma coerente com as rotinas do cliente, é difícil.
Uma equipe especialista identifica:
Riscos operacionais ocultos
Exigências que precisam ser vinculadas a atividades críticas
Documentos que não geram valor e só atrasam a gestão
Padrões de validação que elevam a confiabilidade das auditorias
Conexões com o PGR, LTCAT, PCMSO e demais documentos-base
Pontos vulneráveis que podem gerar passivos trabalhistas ou de SST
É por isso que empresas que tentam montar internamente, sem metodologia, acabam criando matrizes excessivas ou insuficientes — nos dois casos, prejudicando a gestão de contratadas.
A atuação da Tesseg na construção da matriz e na parametrização do sistema
A Tesseg atua de forma integrada com o cliente para desenvolver matrizes de documentos que realmente refletem a legislação, os riscos da operação e as particularidades de cada contrato. Nada é feito de maneira genérica: construímos juntos, entendendo o escopo, o nível de criticidade e os requisitos internos de cada empresa.
Nosso sistema é igualmente flexível. A parametrização é totalmente escalonável, permitindo configurar exigências específicas sem criar campos desnecessários ou solicitações de “não aplicabilidade”. Cada documento é solicitado apenas quando faz sentido para o perfil do fornecedor e da atividade, evitando burocracia e reduzindo ruído operacional.
Esse processo é conduzido por um time multidisciplinar — com profissionais de SST, jurídico, trabalhista e especialistas em gestão de terceiros, que combina experiência prática e conhecimento técnico para orientar decisões de forma segura, clara e eficiente. É esse conjunto que garante que a matriz e a parametrização se tornem, de fato, instrumentos estratégicos na gestão de contratadas.
Conclusão: A matriz e a parametrização são o que sustentam toda a operação
Uma gestão de contratadas eficiente não nasce na análise documental.
Ela nasce antes, no processo técnico de desenho da matriz e na forma como essa matriz é traduzida em regras de sistema.
Quando essa base é bem construída, todo o restante flui:
Auditorias mais claras
Mobilizações mais rápidas
Menos pendências
Evidências mais confiáveis
Relatórios consistentes
Operação mais segura e previsível
É a base técnica que separa uma gestão comum de uma gestão profissional.
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